FASES DE LA AUDITORÍA

El proceso de la Auditoría Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas: Planificación, Metodología, Evaluación e Informe. 1. PLANIFICACION: La Planificación de la auditoría es la fase donde se formulan los objetivos específicos de la auditoria y determina la secuencia de las actividades encaminadas a alcanzar tales objetivos, se demarca el alcance de los trabajos considerandos las limitaciones que corresponda, así como la determinación del tiempo y costos requeridos para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad de la planificación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de éstos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados. En la planeación, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos: Caracterización de la Organización, finalidad de los trabajos, secuencia de su desarrollo, estimación de tiempos, estimación del personal que intervenga, determinación de las técnicas y procedimientos que se utilizarán, determinación de medios materiales, nivel de apoyo que la Organización proporcionará. Se hace un diagnostico organizacional preliminar sobre la base de información preexistente la cual se captara a través de los organigramas, filosofía de gestión, manuales de organización y normas y procedimientos, manuales de cargos y funciones, proyectos, bases legales que norme y regule el desarrollo de los trabajos, planes y programas, informes emitidos por la unidad que se va a auditar o la organización en general, documentos de constitución y estatutos, estados financieros, etc. Esto se hace a fin de contar con elementos que, además de dar un conocimiento general de la organización o unidad a auditar, sirvan de base para estructurar un programa específico de revisión. Es importante que se considere que el personal del equipo de auditoria cuente con capacidad técnica, valores éticos, y actitud reflexiva en los problemas que se piensan auditar, y en caso de que surjan aspectos técnicos especializados, contar con los asesores adecuados a fin de comprender el problema y obtener resultados concretos. 2. METODOLOGIA: Esta es la fase que, en la práctica, da comienzo con la auditoria en virtud que ella inicia la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio. Lo recomendable es dejar al jefe o responsable de la unidad en la que se van a hacer los trabajos de auditoria, presentar al equipo que ha de realizarla, planteando el objetivo y alcance de tales trabajos. En dicha presentación debe hacerse especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoría, indicando que el resultado que arroje la revisión, cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada, en particular, y/o de la Organización, en general. Es en esta fase de examen donde se aplican las técnicas de investigación (encuesta de opinión, cuestionarios y observación directa) los procedimientos, según las normas de auditoria, para la recopilación, análisis e interpretación de la información pertinente y relevante derivada de la documentación, formas y aspectos operativos. Es aquí donde se realiza el Diagnostico Organizacional propiamente dicho con el objeto de detectar las disfuncionalidades y elementos 3. EVALUACIÓN Una vez finalizado el Diagnostico Organizacional, el auditor procederá a realizar el análisis de los datos obtenidos en el examen y procesarlos a fin de convertirlos en información pertinente y relevante que sirva de base a la interpretación y así formular sus conclusiones y recomendaciones que incluirá en su informe, a lo cual, se propone que lo realice en el orden siguiente: Registro y concentración de los datos obtenidos en la investigación, Clasificación de los datos, Evaluación de resultados, Generación de propuestas y recomendaciones como alternativas de solución. Registro y Concentración de los datos obtenidos en la investigación: El auditor debe recopilar y registrar (documentar) todos aquellos datos obtenidos en las en la aplicación de los instrumentos y técnicas, así como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su clasificación. Clasificación de los datos: Este paso tiene como propósito simplificar el proceso de evaluación de resultados, a este efecto, el auditor procederá a organizarlos de forma, que le sirvan de soporte para formular sus conclusiones. Evaluación de los resultados: En este paso se realiza la valoración crítica y razonada de la información obtenida mediante el análisis e interpretación de los datos e información obtenida. A tal fin se contrasta el modelo normativo de referencia de la organización ideal y el desempeño observado según los instrumentos de recolección de información. A tal fin se debe tener en claro los atributos de un hallazgo de auditoria los cuales son: CONDICION, CRITERIO, CAUSA Y EFECTO. CONDICIÓN: Situaciones actuales encontradas o el desempeño observado en la realidad concreta. El ser. Se hace hincapié en las disfuncionalidades organizacionales y desviaciones detectadas por el equipo auditor, las cuales deben ser demostradas y sustentada con evidencias. CRITERIO: Estándares establecidos, unidades de medidas, normas aplicables, niveles de referencia. El deber ser. Es el modelo normativo de referencia técnico-profesional, que se desea alcanzar y que es factible alcanzar en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la convicción de que es necesario superar una determinada acción u omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión. CAUSA: Razones de las disfuncionalidades y desviaciones. El por qué se generaron las mismas. Son los motivos fundamentales que generan la condición, o las circunstancias que no permitieron el cumplimiento del criterio o norma. Estas se deben identificar con base a la experticia profesional, ética y destreza del auditor. Servirán de base a las conclusiones y recomendaciones preventivas de nuevas desviaciones y correctivas de las detectadas a fin de solventar la condición y/o evitar su repetición. Estas causas se deben obtener directamente de las fuentes (unidades, actores) que originaron la condición, y deben registrarse por escrito a fin de no generar inconvenientes en el momento de la discusión del informe, en el sentido de que después puedan ser negadas por los responsables, o se diga que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conocimiento claro y exacto de lo ocurrido. EFECTO: Es la consecuencia real o potencial cuantitativa o cualitativa, que ocasiona la causa, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Se debe tratar, en la medida de lo posible, de cuantificar el efecto, preferiblemente expresarlo en términos monetarios. Generación de propuestas y recomendaciones como alternativas de solución. Las conclusiones y recomendaciones son el fin último del trabajo de auditoria. En este sentido, se debe estar consciente de la responsabilidad que se asume desde el punto de vista ético y profesional. 4. INFORME Informe es el documento, preferiblemente escrito, que hace referencia a los resultados obtenido de la auditoria y que dejan constancia de la misma. La presentación y contenido del informe debe reunir, entre otros los siguientes requisitos: • Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. • Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, motivando la acción correspondiente. • Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado. • El informe, según el caso, deberá acompañarse de todos aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos, tales como: gráficas, instructivos, formas, cedulas, hojas de trabajo. Para finalizar se puede concluir que el trabajo de auditoria en una organización análogo al de un medico con su paciente este realiza un diagnóstico, una prognosis y ordena un tratamiento. Por su parte el auditor realiza un Diagnostico organizacional (en la planificación y metodología), un pronóstico (en la etapa de evaluación) y propone un tratamiento (en las recomendaciones). Esto es así ya que el objeto de estudio de la Administración son las organizaciones y el profesional de la administración en su rol de auditor es el medico de estas.

LA TEORÍA DE SISTEMAS COMO HERRAMIENTA ALTERNATIVA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

La Auditoria Administrativa vista como un examen analítico de las organizaciones a fin de determinar la suficiencia del Control Interno de las mismas, requiere de una metodología paradigmática que oriente, científicamente, sus procedimientos, por lo cual, la Teoría de Sistemas ofrece un método que facilita este trabajo. Ahora bien, analizar una organización en su conjunto, desde la perspectiva de la Teoría de Sistemas, significa considerar las interacciones tanto de su estructura como de sus funciones con el entorno (medio ambiente externo). La expresión funcional caracteriza de forma dinámica la organización, la expresión estructural, caracteriza lo cuasi dinámico de una organización, ambas expresiones determinan el comportamiento, precisando el hecho que la estructura determina el funcionamiento organizacional. El análisis estructural de la organización se refiere al estudio de su estructura, la cual debe estar formada por los cuatro subsistemas conocidos como fases del proceso administrativo: Planificación, Organización, Dirección y Control, en el marco de los Niveles organizacionales: Estratégico, Táctico y Operativo. El análisis funcional incluye el estudio de las funciones de la organización (que son a su vez subsistemas de la Organización): Mercadeo, Finanzas, Abastecimiento, Producción, y Apoyo General. Este análisis debe hacerse desde la perspectiva sistémica donde estructura y funcionamiento se integran vinculándose con afectaciones reciprocas en constante retroalimentación para lograr minimizar la disfuncionalidades organizacionales y generar la sinergia que dirija a la Organización al logro de sus objetivos. El Comportamiento Organizacional, desde la perspectiva sistémica, su forma de operar, y, en consecuencia, el desempeño que pueda alcanzar, está determinado por su constitución estructural y sus interacciones con el Entorno. Si el comportamiento de un sistema no cubre la expectativa racional generada en su concepción, se debe no forzar su comportamiento, lo viable es cambiar su estructura insertándola dentro de ciertos parámetros. Por otra parte, el modelo de organización como sistema es recursivo, es decir, su estructura se da a cualquier nivel de desagregación o globalidad (esto se explica entendiendo que existen sistemas dentro de un sistema de referencia-llamados sub sistemas de este- y este sistema de referencia está inserto dentro de otro sistema mayor-llamado supra sistema). Una misma organización se comportara de forma diferente en medios diversos y el desempeño puede ser el esperado o no, dependiendo de la capacidad que tenga esta para autorregularse. A fin de realizar un diagnóstico se hace necesario acordar sobre los criterios de coherencia entre la estructura-medio-funcionamiento-desempeño. Al concebir la Filosofía de Gestión de la Organización como su Plan Estratégico se debe: visualizar el medio y planificar estrategias para dirigir las acciones, ejecutarlas y controlarlas sobre la base de estándares de desempeño previamente concebidos. Es indispensable planificar la organización, dirección, control y operación armónica y con visión de conjunto, lo cual, servirá como modelo referencial a la hora de examinar y determinar el grado de suficiencia de su Control Interno y hasta qué punto puede estar sub-optimizada. La Auditoria Administrativa como un instrumento de Control de Gestión Administrativa se enfoca en el análisis de los Sistemas Administrativos y la relación de estos con su ambiente y de la necesidad de que las organizaciones tengan aptitud para sentir y responder a los cambios del mismo, a fin de lograr su sobrevivencia y desarrollo, y, desde este punto de vista, evaluarlos; de ahí nace la necesidad del Auditor de comprender, con sentido holístico (desde la integración y coordinación de la organización) las herramientas del análisis organizacional bajo un paradigma sistémico.