LA TEORÍA DE SISTEMAS COMO HERRAMIENTA ALTERNATIVA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

La Auditoria Administrativa vista como un examen analítico de las organizaciones a fin de determinar la suficiencia del Control Interno de las mismas, requiere de una metodología paradigmática que oriente, científicamente, sus procedimientos, por lo cual, la Teoría de Sistemas ofrece un método que facilita este trabajo. Ahora bien, analizar una organización en su conjunto, desde la perspectiva de la Teoría de Sistemas, significa considerar las interacciones tanto de su estructura como de sus funciones con el entorno (medio ambiente externo). La expresión funcional caracteriza de forma dinámica la organización, la expresión estructural, caracteriza lo cuasi dinámico de una organización, ambas expresiones determinan el comportamiento, precisando el hecho que la estructura determina el funcionamiento organizacional. El análisis estructural de la organización se refiere al estudio de su estructura, la cual debe estar formada por los cuatro subsistemas conocidos como fases del proceso administrativo: Planificación, Organización, Dirección y Control, en el marco de los Niveles organizacionales: Estratégico, Táctico y Operativo. El análisis funcional incluye el estudio de las funciones de la organización (que son a su vez subsistemas de la Organización): Mercadeo, Finanzas, Abastecimiento, Producción, y Apoyo General. Este análisis debe hacerse desde la perspectiva sistémica donde estructura y funcionamiento se integran vinculándose con afectaciones reciprocas en constante retroalimentación para lograr minimizar la disfuncionalidades organizacionales y generar la sinergia que dirija a la Organización al logro de sus objetivos. El Comportamiento Organizacional, desde la perspectiva sistémica, su forma de operar, y, en consecuencia, el desempeño que pueda alcanzar, está determinado por su constitución estructural y sus interacciones con el Entorno. Si el comportamiento de un sistema no cubre la expectativa racional generada en su concepción, se debe no forzar su comportamiento, lo viable es cambiar su estructura insertándola dentro de ciertos parámetros. Por otra parte, el modelo de organización como sistema es recursivo, es decir, su estructura se da a cualquier nivel de desagregación o globalidad (esto se explica entendiendo que existen sistemas dentro de un sistema de referencia-llamados sub sistemas de este- y este sistema de referencia está inserto dentro de otro sistema mayor-llamado supra sistema). Una misma organización se comportara de forma diferente en medios diversos y el desempeño puede ser el esperado o no, dependiendo de la capacidad que tenga esta para autorregularse. A fin de realizar un diagnóstico se hace necesario acordar sobre los criterios de coherencia entre la estructura-medio-funcionamiento-desempeño. Al concebir la Filosofía de Gestión de la Organización como su Plan Estratégico se debe: visualizar el medio y planificar estrategias para dirigir las acciones, ejecutarlas y controlarlas sobre la base de estándares de desempeño previamente concebidos. Es indispensable planificar la organización, dirección, control y operación armónica y con visión de conjunto, lo cual, servirá como modelo referencial a la hora de examinar y determinar el grado de suficiencia de su Control Interno y hasta qué punto puede estar sub-optimizada. La Auditoria Administrativa como un instrumento de Control de Gestión Administrativa se enfoca en el análisis de los Sistemas Administrativos y la relación de estos con su ambiente y de la necesidad de que las organizaciones tengan aptitud para sentir y responder a los cambios del mismo, a fin de lograr su sobrevivencia y desarrollo, y, desde este punto de vista, evaluarlos; de ahí nace la necesidad del Auditor de comprender, con sentido holístico (desde la integración y coordinación de la organización) las herramientas del análisis organizacional bajo un paradigma sistémico.